Đối với bộ phận hành chính nhân sự của một công ty, việc quản lý văn phòng phẩm là phần việc khá quan trọng. Việc quản lý tốt sẽ giúp cho hoạt động của công ty diễn ra tốt đáp ứng nhu cầu thường ngày.

Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận

Để cung ứng đầy đủ văn phòng phẩm cho công ty bạn cần phải căn cứ vào nhu cầu thực sử dụng của mỗi phòng ban, bộ phận sau đó lên danh sách những thứ cần mua. Như vậy sẽ tốt hơn bởi bạn có thể kiểm soát được số lượng, chủng loại các đồ dùng cần mua, tránh mua không đủ sử dụng hoặc mua quá nhiều gây lãng phí. Đồng thời, thông qua đó, bạn có thể tính toán trước được chi phí mua sắm.

 

Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định

Muốn quản lý tốt văn phòng phẩm trong công ty cần thiết phải có sự kiểm soát chặt chẽ về số lượng còn lại trong kho cũng như số lượng mỗi phòng ban sử dụng như thế nào, có lãng phí hay không, việc cung cấp văn phòng phẩm cho mỗi phòng ban có thể sử dụng hợp lý hay không? Muốn làm được điều đó, nhân viên phụ trách vấn đề này cần đặt văn phòng phẩm, các loại vật tư văn phòng ở một phòng nhất định và thường xuyên phân bổ cũng như giám sát chúng.

Đưa ra định mức sử dụng

Để đảm bảo sử dụng vào đúng mục đích chính của công ty, bộ phận hành chính cần lập bảng kế hoạch định mức sử dụng cho mỗi loại văn phòng phẩm và cho từng phòng ban. Hãy chú ý điều này, cấp phát và kiểm soát chúng theo số lượng, rà soát mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung sao cho phù hợp.

Việc giám sát và theo dõi định mức sử dụng của các loại văn phòng phẩm giúp việc đặt mua kịp thời khi cần thiết, đồng thời kiểm tra xem có nhân viên nào sử dụng không đúng mục đích, mang đồ dùng văn phòng phẩm của công ty về nhà không.

 

Đưa ra định mức sử dụng cho văn phòng phẩm

Tái sử dụng khi có thể

Nhằm để tiết kiệm chi phí cho công ty đồng thời để bảo vệ môi trường, một số loại văn phòng phẩm có thể tái sử dụng. Với một số loại giấy in, một mặt đã sử dụng bạn có thể tận dụng mặt trắng còn lại để làm nháp hoặc in các loại tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ.

Ngoài ra, để tiết kiệm hơn các nhân viên có thể sử dụng chung các loại vật dụng như dập ghim, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệu,.. để tận dụng tối đa công năng, giảm chi phí mua mới không cần thiết.